Peran Human Factors Engineering Dalam Human Resource Management (Sebuah Perspektif Teknik Industri)

Tulisan ini dipublikasikan pada buku "50 Tahun Teknik Industri USU" dalam rangka merayakan ulang tahun ke-50 Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara (TI USU) pada bulan Oktober 2015.



Pendahuluan

Bagi para Industrial Engineer (lulusan Teknik Industri), sudah merupakan istilah yang tidak asing lagi dengan Human Factors Engineering (HFE) atau sering disebut juga dengan Ergonomi yang menjadi salah satu bidang konsentrasi di beberapa perguruan tinggi di Indonesia maupun di luar negeri. Sedangkan Human Resource Management (HRM) atau Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) dapat dikatakan sebagai suplemen materi bagi keilmuan Teknik Industri dikarenakan bidang tersebut biasanya sudah menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dari ilmu Manajemen.

Hal ini lah yang menarik perhatian saya yang saat ini bekerja sebagai profesional di bidang Human Resource (HR) untuk mengulas tentang peran dan pengaruh HFE (Ergonomi) dalam proses pengelolaan sumber daya manusia dari sudut pandang Teknik Industri. Tulisan ini bersifat wawasan semata dengan bahasa yang sedikit ringan, namun tidak bermaksud untuk mengurangi nilai ilmiah dari HFE (Ergonomi) dan HRM itu sendiri. Oleh karena itu, saya menyadari bahwa masih sangat perlu dilakukan kajian yang lebih mendalam dan komprehensif terhadap hal tersebut sehingga pada akhirnya dapat diterima menjadi pandangan yang bersifat common atau cukup dianggap sebagai opini saja.

Human Factors Engineering (HFE) atau Ergonomi

Human Factors Engineering (HFE) atau Ergonomi merupakan dua istilah yang merujuk pada ilmu yang mempelajari fenomena interaksi antara manusia dengan lingkungan kerjanya yang menjadi cikal bakal munculnya istilah human-centered design. Tujuan dari ilmu HFE tersebut adalah untuk meningkatkan kinerja sistem dengan memperbaiki interaksi antara manusia dengan mesin (Bridger, 2003: 1).

Dengan lahirnya pemikiran terhadap pentingnya faktor manusia dalam sistem kerja, maka HFE dewasa ini semakin berkembang dan telah melahirkan banyak pendekatan dan metode baru dalam memperbaiki interaksi antara manusia dengan mesin (lingkungan kerjanya). Hal ini yang menjadi pemikiran bagi para lulusan Teknik Industri secara umum maupun yang membidangi HFE secara khusus untuk terus mengembangkan pendekatan dan metode tersebut dalam proses perbaikan sistem kerja.

Dengan demikian, peran HFE diharapkan semakin strategis dalam pengelolan berbagai bidang industri yang secara khusus berkembang menjadi Macroergonomics (Ergonomi Makro) yang berhubungan dengan penentuan karakteristik desain dan perbaikan sistem kerja secara keseluruhan (Stanton: 2005: 75-1).

Human Resource Management (HRM)

Human Resource Management (HRM) atau Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan proses pengelolaan seluruh aspek yang terkait dengan manusia (orang) dalam organisasi. Sama halnya dengan HFE, konsep HRM telah mengalami berbagai perubahan dari waktu ke waktu seiring dengan lahirnya pemikiran, konsep, dan metode yang berusaha untuk menjawab bagaimana seharusnya organisasi tersebut mengelola manusia dengan baik (Armstrong, 2014: 4).

Setelah menelusuri berbagai sumber referensi dan berdasarkan pengalaman saya berkarir di bidang HRM pada beberapa perusahaan skala lokal maupun multinasional, maka secara umum HRM dapat dibagi ke dalam beberapa fungsi sebagai berikut:

Fungsi, Ruang Lingkup, dan Outcome HRM

No.	Fungsi HRM	Ruang Lingkup	Outcome
1	Organization Development	Analisis dan Perumusan Produktivitas Organisasi	Ukuran yang jelas terhadap produktivitas organisasi
		Organizational Design, Job Analysis, Kompetensi Jabatan, Job Evaluation, dll	HR Management System
		HR System Development (Regulasi, Kebijakan, Prosedur, dll)
		Core Values, Corporate Culture, dan Etika Bisnis Perusahaan	Pengelolaan perubahan (change management) dijalankan dengan baik menggunakan pendekatan sistem (system approach)
		Organization turn-around
2	Workforce Planning	Perhitungan jumlah tenaga kerja standar	Jumlah kebutuhan tenaga kerja standar di setiap unit kerja
		Manpower plannning	Jadwal pemenuhan kebutuhan tenaga kerja
		Recruitment planning	Budget kebutuhan tenaga kerja
3	Recruitment & Selection	Pencarian kandidat potensial (iklan, referensi, headhunt, agency, dll)	Tenaga kerja dalam jumlah, kualitas, dan waktu yang tepat (the right man on the right place at the right time and the right job)
		Seleksi kandidat (technical test, interview, personality mapping, dll)
		Penerimaan dan penempatan
4	Learning & Development	Pemetaan potensi dan kompetensi tenaga kerja	Program dan pelaksanaan pengembangan dan pembinaan tenaga kerja berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan Perusahaan
		Penyusunan Indivicual Career Plan (ICP)
		Penyusunan, implementasi, dan monitoring Individual Development Plan (IDP) dan Talent Pool
		Kaderisasi (Talent Management)
5	Performance Management	Penyusunan Individual Performance  Plan (IPP)	Kinerja yang optimal sesuai target yang ditentukan
		Review, counselling, coaching IPP
		Penilaian Kinerja
		Mekanisme pemberian penghargaan dan sanksi
6	Termination Management	PHK atas inisiatif tenaga kerja	Proses terminasi terlaksana dengan baik sesuai dengan peraturan perundang-udangan yang berlaku
		PHK atas inisiatif Perusahaan
		PHK atas kesepakatan bersama
		PHK yang diakibatkan sebab-sebab lain
7	Reward Management	Sistem penggolongan dan kepangkatan	Sistem balas jasa yang menarik minat kandidat berpotensi Memotivasi dan mempertahankan tenaga kerja yang berprestasi
		Salary structure & payroll system
		Sistem penghargaan kinerja (bonus)
		Sistem employee benefit
		Sistem penghargaan non-finansial
8	Industrial Relations	Pengelolaan kegiatan employee relations dan komunikasi internal	Iklim kerja yang kondusif menjamin ketenangan bekerja dan kelangsungan berusaha
		Pengelolaan komunikasi eksternal dengan pemerintah dan masyarakat
		Penyesuaian terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku
		Penanganan perselisihan ketenagakerjaan dengan bijak
9	Personnel Management	Perancangan Human Resource Information System (HRIS)	Data yang akurat dan terintegrasi untuk mendukung pengambilan keputusan
		Entry data tenaga kerja dan pengeloaan arsip ketenagakerjaan
		Review dan update database tenaga kerja

Di beberapa organisasi perusahaan yang bersifat profit oriented dan berskala multinasional, dengan mudah akan ditemukan bahwa hampir seluruh fungsi HRM tersebut di atas telah dijalankan secara terintegrasi dan profesional. Namun, di beberapa perusahaan yang masih dalam kategori skala kecil-menengah, fungsi HRM masih dapat dirangkap menjadi beberapa bagian yang diselaraskan dengan kebutuhan perusahaan. Bahkan pada perusahaan yang masih konvensional, tidak jarang ditemui bahwa fungsi HRM juga digabungkan dengan fungsi lainnya yang bersifat administratif dan umum seperti Legal, General Affair, Finance & Accounting, dan Purchasing.

Dalam menjalankan fungsinya tersebut, para profesional HR harus memenuhi persyaratan kompetensi standar yang pada umumnya tidak dapat sepenuhnya diperoleh pada saat mengikuti kegiatan pendidikan formal sehingga harus dikombinasi dengan pengalaman praktis di lapangan karena fungsi-fungsi tersebut merupakan perpaduan dari berbagai disiplin ilmu seperti Teknik, Psikologi, Hukum, Manajemen, Statistik, Sosial, dan lain-lain. Hal tersebut dapat dilihat di dalam sebuah Departemen atau Unit Kerja HR pada sebuah perusahaan akan ditemui bahwa orang-orang yang ada di dalamnya merupakan kolaborasi dari berbagai pengalaman dan bidang keahlian. Ada yang berpengalaman di bidang operasional perusahaan, sales & marketing, legal, finance & accounting, dll dengan latar belakang pendidikan yang beragam.

Berdasarkan pengamatan saya, diskusi, dan brainstorming dengan para praktisi di bidang HR (khususnya yang tidak berlatar belakang Teknik Industri) di beberapa perusahaan berskala kecil, menengah, hingga multinasional, maka tidak dapat dipungkiri bahwa kelimuan di bidang Teknik Industri cukup mendapat ruang perhatian bagi mereka karena para lulusan Teknik Industri diakui memiliki kemampuan berpikir secara terintegrasi dan memandang seluruh fungsi HRM tersebut ke dalam sebuah perspektif sistem yang harus dikelola secara menyeluruh (end-to-end process) sehingga tidak perlu “mengalami” seluruh proses/fungsi tersebut secara nyata di lapangan. Dengan kemampuan tersebut, para lulusan Teknik Industri memiliki kemampuan yang lebih baik untuk melakukan analisis dan perbaikan sistem kerja yang pada akhirnya diharapkan akan dapat meningkatkan produktivitas organisasi. 

Pada bagian penutup, kita akan membahas keunggulan para lulusan Teknik Industri yang notabene telah dibekali berbagai bidang keilmuan, kemampuan untuk berpikir sistem dan selalu "dicekoki" dengan istilah continuous improvement. Namun yang menjadi pertanyaanya adalah, “apa hubungannya dengan HFE?” Let’s go to the last part!

Penutup

Apabila ditarik benang merah dari seluruh fenomena tersebut, HFE sebagai bagian dari Ke-teknikindustri-an khususnya melalui prinsip-prinsip Macroergonomics dan Microergonomics telah ikut berperan dalam melahirkan metode-metode yang berusaha untuk melakukan pemecahan masalah dalam organisasi atau sistem kerja seperti Workload Analysis (WLA), Organizational Design & Development, Behavior Study (Psychology), Job Analysis, Job Evaluation, Performance Management, Pengukuran Produktivitas, dan lain-lain. Metode-metode tersebut diakui telah ikut mempengaruhi cara berpikir dan bekerja organisasi perusahaan di seluruh belahan dunia untuk menjawab pertanyaan “apa dan bagaimana seharusnya melakukan pengelolaan faktor manusia dalam suatu sistem kerja?”

Dalam aplikasinya pada unit atau Departemen HR, maka perspektif Teknik Industri yang luas dan komprehensif akan membuat proses pengelolaan sumber daya manusia menjadi lebih baik, terintegrasi, serta mampu menempatkan posisi fungsi HRM ke arah yang lebih strategis. Hal tersebut juga similar dengan yang disampaikan oleh Dave Ulrich dalam bukunya Human Resource Champion bahwa profesional HR harus dapat berperan sebagai strategic business partner perusahaan dalam memecahkan masalah produktivitas organisasi yang tentunya sangat dipengaruhi oleh faktor manusia dalam organisasi tersebut.

Dari pembahasan tersebut di atas, HRM diharapkan tidak difungsikan terbatas pada pengelolaan yang bersifat administratif saja. Hal ini lah yang menjadi tantangan bagi para lulusan Teknik Industri untuk mampu menunjukkan segala “kelebihannya” tersebut di market bahwa dalam menjalankan fungsi HRM harus dilakukan secara terintegrasi, sebagaimana yang telah dilakukan oleh para lulusan Teknik Industri dalam memecahkan permasalahan dan penerapan continuous improvement pada sistem kerja.

Daftar Bacaan

Armstrong, Michael & Stephen Taylor. 2014. Armstrong’s Handbook of Human Resource Management Practice. 13th Edition. UK: Ashford Colour Press Ltd.

Bridger, R.S. 2003. Introduction to Ergonomics. London: Taylor & Francis Group.

Stanton, Neville (Ed.), et al. 2005. Handbook of Human Factors and Ergonomics Methods. Florida, USA: CRC Press LLC. 

Ulrich, Dave. 1997. Human Resource Champion. Massachusetts: Harvard Business School Press.