HR Budgeting

Pendahuluan

Budgeting atau penganggaran merupakan bagian dari perencanaan yang harus dilakukan oleh setiap organisasi/perusahaan dalam suatu periode yang biasanya disusun untuk 1 tahun ke depan sesuai dengan program kerja yang disusun masing-masing Divisi/Departemen. Proses penyusunan budget tersebut sangat erat kaitannya dengan tujuan perusahaan yang ingin dicapai dalam 1 periode ke depan.

Di beberapa perusahaan dengan skala menengah ke atas, proses penyusunan budget dilakukan melalui workshop atau rapat kerja tahunan yang dipimpin oleh Direktur Utama/CEO dan diikuti oleh masing-masing Pimpinan Divisi/Departemen sehingga memiliki kesamaan pandangan terhadap situasi dan kondisi Perusahaan tentang kegiatan Perusahaan selama 1 tahun terakhir serta mengenai tantangan yang akan dihadapi ke depan dalam operasional dan rencana strategis perusahaan ke depannya. Selain itu, kondisi perekonomian bahkan tidak jarang situasi politik di wilayah operasional Perusahaan juga turut mendapat perhatian. Namun, perlu diingat bahwa fokus utama perusahaan adalah untuk mengembangkan bisnisnya dalam rangka meningkatkan profit pada tahun yang akan datang.

Dalam kesempatan ini, saya ingin berbagi tentang konsep dan pendekatan praktis yang secara khusus untuk menyusun budget yang efektif terkait dengan kegiatan fungsi pengelolaan SDM atau HR di perusahaan. Dengan demikian, apabila  Anda adalah orang yang bertanggung jawab dalam penyusunan budget dan pengelolaan budget HR diharapkan dapat memahami dengan jelas strategi dan implementasinya di lapangan.

Prinsip Budgeting

Penyusunan HR budgeting bisa jadi merupakan momok bagi orang HR pada akhir tahun, apalagi minimnya informasi dan pengalaman yang dimiliki terkait dengan penyusunan budget tersebut. Oleh karena itu, hal pertama yang harus dipahami sebelum menyusun budget adalah prinsip-prinsip yang digunakan dalam budgeting, yaitu:

1. Budget disusun untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan pada periode selanjutnya berdasarkan data budget dan realisasi periode sebelumnya.
2. Dapat menggunakan beberapa asumsi dalam melakukan proyeksi pada periode yang akan datang berdasarkan peraturan/regulasi yang berlaku maupun perkembangan situasi dan kondisi yang berkembang di lingkungan internal dan eksternal perusahaan.
3. Komponen budget secara garis besar terdiri atas dua bagian, yaitu terkait dengan kegiatan operasional (rutin) dan proyek (non-rutin).
4. Budget dituangkan dalam nilai mata uang yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan yang telah direncanakan.

Untuk mendukung proses penyusunan budget, maka Anda juga harus memiliki pengetahuan dan kemampuan dalam mengoperasikan spreadsheet seperti aplikasi Ms. Excel atau sejenisnya. Biasanya di perusahaan yang sudah menerapkan budgeting sudah memiliki semacam template dan tidak jarang juga sudah ada ketentuan tentang cost center atau kodefikasi untuk setiap jenis biaya yang akan dianggarkan tersebut. Namun demikian, apabila hal tersebut belum tersedia, Anda dapat memulainya dengan menggunakan format sederhana yang sesuai dengan kebutuhan di perusahaan. 

Langkah-langkah Menyusun Budget HR

Nah, mungkin bagian ini lah yang perlu diuraikan dengan lebih detail agar penyusunan budget HR di perusahaan Anda lebih efektif dan sesuai dengan kebutuhan. Baiklah, kita mulai satu per satu sebagai berikut:

1. Menyiapkan data yang dibutuhkan

Apabila Anda sudah memiliki data masa lalu terkait dengan budget HR dan realisasinya tentu akan lebih mudah untuk menyusun budget periode selanjutnya, maka mungkin Anda hanya perlu membandingkan data yang akan sampaikan dengan data yang Anda miliki. Namun, bagaimana jika tidak tersedia data karena belum pernah menyusun budget? Untuk itu, Anda perlu membaca lebih lanjut tentang data yang dibutuhkan yang diuraikan berikut ini.

a. Struktur organisasi perusahaan dan headcount (jumlah tenaga kerja) saat ini serta Manpower Planning pada periode yang akan datang (untuk bahasan tentang Struktur Organisasi dapat dibaca pada link ini Struktur Organisasi dan bahasan tentang Manpower Planning dapat dibaca lebih lanjut pada link ini Manpower Planning). Ada baiknya data tersebut juga dilengkapi dengan level jabatan, lokasi kerja, masa kerja, usia, status pernikahan, jumlah anggota keluarga, dll sehingga lebih memudahkan Anda dalam menghitung proyeksi gaji, benefit, dan atribut lainnya. Pada level yang lebih strategis, proses perubahan struktur organisasi, program internalisasi corporate culture, atau jika dibutuhkan jasa konsultan terkait dengan program change management, employee satisfaction survey, dll juga akan cukup memakan waktu dan biaya yang perlu untuk dimasukkan ke dalam budget. Namun hal ini tentu sangat tergantung sesuai dengan kebutuhan Perusahaan.

b. Data terkait dengan pemenuhan kebutuhan tenaga kerja, yaitu:

• Biaya rekrutmen meliputi candidate sourcing seperti hosting web rekrutmen, jasa portal rekrutmen, iklan rekrutmen di koran atau media, jasa headhunt/consultant, job fair, dll.
• Biaya perjalanan dinas untuk melakukan proses rekrutmen (bagi perusahaan dengan lokasi kerja di luar kota).
• Biaya seleksi dan test yang dilakukan terkait dengan rekrutmen, misalnya: TPA, psikotest, kemampuan bahasa asing, tes kejuruan/keahlian, Medical Check Up, dll.
• Biaya program induksi/orientasi karyawan baru.
• Biaya pengadaan fasilitas dan peralatan kerja karyawan baru, seperti meja, kursi, telepon/ponsel, PC/laptop, printer, mobil dinas, rumah dinas, dll. Beberapa komponen biaya ini dapat dikategorikan ke dalam Capital Expenditure (CAPEX) karena termasuk dalam pembelian aset. Oleh karena itu, perlu dicermati dan disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan.

c. Data terkait dengan penggajian karyawan, yaitu:

• Gaji masing-masing karyawan yang dapat dikelompokkan sesuai kebutuhan, misalnya berdasarkan unit kerja, level jabatan, dll.
• Ketentuan perusahaan tentang sistem dan struktur penggajian termasuk juga dengan mekanisme perhitungan kenaikan gaji karyawan.
• Ketentuan perusahaan tentang sistem benefit yang diberikan kepada karyawan.
• Ketentuan pemerintah tentang pengupahan, pajak penghasilan, THR, asuransi tenaga kerja seperti BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, dll. Apabila perusahaan masih menggunakan upah minimum yang ditetapkan pemerintah setiap tahunnya, maka dapat digunakan asumsi tentang proyeksi kenaikan upah minimum pada tahun yang akan datang. Untuk pembahasan mengenai strategi kenaikan pengupahan minimum saya belum lakukan pembahasan, namun Anda dapat mencari referensi tentang upah sundulan atau mekanisme lainnya yang dilakukan perusahaan dalam menyikapi kenaikan upah minimum yang ditetapkan oleh pemerintah.
• Data tingkat inflasi (optional).

d. Data terkait dengan program pelatihan (training) karyawan dan employee engagement, yaitu:

• Data program training internal dan eksternal yang sudah lengkap dengan kebutuhan training, jadwal, peserta, dan biaya yang dibutuhkan.
• Data kebutuhan fasilitas dan perlatan yang dibutuhkan dalam menjalankan program training. Apabila perusahaan telah memiliki training center, maka perlu disiapkan data tentang biaya operasional training center terkait dengan pelaksanaan program training yang telah disusun.
• Biaya rekreasi atau program lain yang dipertimbangkan perlu untuk dilakukan di tahun depan sehubungan dengan program employee engagement yang bertujuan untuk meningkatkan motivasi dan produktivitas karyawan.

e. Apabila Anda bertanggung jawab terhadap perizinan/legalitas perusahaan, maka data yang perlu disiapkan, misalnya:

• Biaya pengurusan dokumen perizinan yang berhubungan dengan ketenagakerjaan apabila sudah jatuh tempo pada tahun tersebut, seperti Wajib Lapor Ketenagakerjaan, pengurusan Peraturan Perusahaan, perundingan Perjanjian Kerja Bersama (PKB), dll.
• Biaya terkait pengurusan Tenaga Kerja Asing (TKA) apabila perusahaan mempekerjakan orang asing yang dimulai dari penyusunan RPTKA, biaya perjalanan, visa, paspor, dll.
• Biaya terkait pengurusan sertifikasi keahlian untuk beberapa jenis pekerjaan tertentu, misalnya Sertifikat Ahli K3 (AK3), SIO, SIM, POP, POM, juru las, dll sesuai dengan kebutuhan Perusahaan.

2. Mengelompokkan data menjadi data utama dan data pendukung

Sebagaimana yang telah dijelaskan di atas, penyusunan budget merupakan proses perhitungan biaya yang dibutuhkan dikategorikan ke dalam aktivitas operasional maupun yang bersifat proyek. Selain itu, pengelompokkan dilakukan lagi menjadi lebih detail sesuai dengan sifat pekerjaan, unit kerja, dll. Salah satu manfaat lain dari pengkategorian ke dalam kelompok biaya dengan kodefikasi tertentu ini adalah agar memudahkan Anda nantinya dalam melakukan tracking dan perbandingan antara budget dengan realisasinya. 

3. Lakukan penyusunan budget

Nah, langkah berikutnya adalah mulai menyusun budget yang dibutuhkan setiap bulannya pada 1 tahun ke depan. Hal penting yang perlu diperhatikan adalah bahwa dalam melakukan perhitungan dan menyusun budget harus disesuaikan dengan program kerja atau target kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Lantas, bagaimana menyusun program kerjanya? Secara sederhana, Anda dapat memulainya dengan data yang disebutkan di atas. Manpower Planning, Rekrutmen, Penggajian, Training, Perizinan, dan bahkan apabila Anda juga bertanggung jawab atas fungsi lainnya seperti Legal, Accounting, atau General Affair (GA) tentu penyusunan budget-nya juga bertambah terkait dengan fungsi tersebut. Inti dari proses ini adalah Anda harus mencermati dengan detail seluruh fungsi yang menjadi tanggung jawab Anda sehingga kebutuhan biaya dalam menjalankan fungsi tersebut akan dialokasikan sesuai dengan target dan jadwal yang telah ditentukan. 

4. Bandingkan dengan budget dan realisasi pada periode sebelumnya

Budget adalah pengeluaran yang direncanakan sehingga dapat saja tidak sama dengan kondisi nyata. Namun, perbedaan antara budget dengan realisasi biasanya tidak jauh berbeda karena penyerapan dana tersebut juga dapat menjadi indikator bahwa program yang direncanakan berjalan dengan baik atau tidak. Selain itu, fungsi budget juga mengendalikan biaya yang akan dikeluarkan. So, budget dan realisasi pada periode sebelumnya sangat diperlukan untuk menambah tingkat keyakinan Anda terhadap budget yang Anda susun pada periode yang akan datang. Anda dapat membandingkannya dengan menghitung persentase atau selisih dan selanjutnya Anda juga perlu tambahkan di kolom berikutnya mengenai analisa dan evaluasi Anda terhadap perbedaan yang muncul antara budget tahun depan dengan budget dan realisasi tahun sebelumnya.

5. Ajukan dan presentasikan budget Anda

Apabila semua telah selesai dihitung dan disusun, maka langkah berikutnya adalah ajukan kepada pengambil keputusan tentang budget Anda. Strategi tambahan yang perlu Anda lakukan adalah Anda dapat melakukan diskusi kembali dengan unit kerja terkait bahwa jadwal dan target yang Anda susun sudah sesuai dengan kebutuhannya sehingga apabila pengambil keputusan menanyakan hal tersebut, maka Anda sudah memiliki jawabannya. Persiapkan data pendukung apabila sewaktu-waktu dibutuhkan, namun tidak perlu ditampilkan seluruhnya. Gunakan kemampuan presentasi Anda dalam menyajikan budget Anda sehingga meyakinkan pengambil keputusan bahwa budget tersebut adalah bukan sekedar biaya namun sebagai instrumen yang dibutuhkan perusahaan yang dapat memberikan nilai tambah dalam mencapai sasaran strategis perusahaan pada periode yang akan datang.

Penutup 

Well, penyusunan budget terutama di unit kerja HR tidak jarang mendapat sorotan karena ada persepsi bahwa HR is not making money, HR is only spending money. Namun, apabila Anda sudah memahami konsep HR as the business partner for the company, maka hal tersebut seharusnya tidak menjadi hambatan bagi Anda. Sebagai orang HR, Anda memiliki tanggung jawab mengelola aset perusahaan yang tidak dapat diukur dengan uang, yaitu manusia. So, tetap semangat dan keep learning to be the real HR Professional. Semoga bermanfaat!