Introduction to Business Process

Tanpa terasa ternyata sudah lama ya saya tidak menambah materi di blog ini. Jika diperbolehkan saya ingin berapologi kesibukan sangat menyita waktu saya sehingga tidak ada waktu lagi untuk menulis. Tapi itu sangat amat tidak boleh terjadi karena menulis adalah salah satu cara untuk menuangkan apa yang ada di dalam pikiran saya dengan harapan dapat memberikan sedikit insight atau wawasan bagi para pembaca.

Well, pada bagian ini saya ingin sharing tentang apa yang saya pahami mengenai Business Process (BP) yang sangat dibutuhkan sebagai mindframe system dalam pengambilan keputusan di suatu organisasi atau perusahaan. Oleh karena itu, kita juga akan membahas materi ini secara sistematis agar lebih mudah untuk dipahami.

Sangat tidak mungkin memang untuk membahas BP dalam tulisan singkat di blog ini sehingga saya juga menyarankan kepada para pembaca untuk mencari referensi yang lebih banyak untuk menambah kedalaman dan keluasan wawasan tentang BP. Namun demikian, tulisan ini bukan berarti tidak perlu dibaca lho. Mumpung sudah mampir dilanjutkan saja ya, dan jika berkenan dapat memberikan saran atau masukan yang dapat menambah pengetahuan kita tentang BP. 

Definisi
Sebelum kita mencoba masuk lebih dalam, izinkan saya untuk terlebih dahulu mengajak Anda menyatukan persepsi tentang definisi dari BP itu sendiri. Definisi untuk terminologi ini saya ambil dari Davenport & Short (1990) dalam Harmon, Paul (2007), yaitu: 
a set of logically related tasks performed to achieve a defined business outcome 
serangkaian pekerjaan yang saling berhubungan secara logis yang dilakukan untuk mencapai hasil bisnis yang telah ditetapkan
Dalam keilmuan Teknik Industri bisa juga diterjemahkan sebagai rangkaian proses transformasi suatu input menjadi output (diagram black box). Well, sangat sederhana bukan? Exactly, BP memang didefinisikan sesederhana mungkin untuk menciptakan persepsi yang tidak baur dikarenakan BP lahir sebagai kebutuhan dari multi-disiplin ilmu yang saling behubungan satu sama lain. Dalam dunia bisnis atau organisasi, BP melibatkan semua bagian dan fungsi.

Gambar 1. Diagram Black Box
Sesuai dengan terminologinya, sangat penting untuk memahami proses atau rangkaian tahapan kegiatan dalam suatu bisnis sehingga dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Dengan kata lain, untuk meningkatkan kinerja bisnis, kita harus memulai dari memahami prosesnya terlebih dahulu. Booming-nya BP tidak dapat dipisahkan dengan perkembangan sistem manajemen kualitas untuk meningkatkan kinerja organisasi. Sebut saja Statistical Process Control (SPC), Total Quality Management (TQM), International Standardization for Organization (ISO), Kaizen, Six Sigma, Lean, Balanced Scorecard (BSC), dan lain sebagainya sebagai bentuk dari perkembangan yang saling terkait dengan BP tersebut. Selain itu, Material Requirement Planning (MRP) yang sekarang berkembang hingga menjadi Enterprise Resources Planning (ERP) juga tidak dapat dipisahkan satu sama lain.

Namun, perlu dicatat di sini bahwa semua metodologi tersebut adalah tidak sama meskipun saling berhubungan. Sangat kompleks untuk diuraikan lebih lanjut dalam tulisan ini akan tetapi secara ringkas Harmon, Paul (2007) menjelaskan bahwa perbedaan terdapat pada fokusnya masing-masing yang dapat lebih jelas dilihat pada gambar berikut ini.

Gambar 2. Kelompok Perkembangan Dalam Business Process  Management

Manfaat Business Process
BP memiliki manfaat yang sangat luas dalam meningkatkan kinerja organisasi dikarenakan sangat membantu manajemen dalam suatu perusahaan untuk mengambil keputusan dan menentukan arah pengembangan bisnisnya. Beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari BP, yaitu:
  1. Pendokumentasian proses.
  2. Pengorganisasian proses.
  3. Pengendalian terhadap proses yang berjalan.
  4. Continuous Improvement.
  5. Bagian dalam sistem manajemen kualitas.
  6. Benchmarking.
  7. Pengelolaan proses pembelajaran dalam organisasi.

Jika kita uraikan lebih lanjut, BP diperlukan untuk memberikan gambaran yang sistematis terhadap rangkaian aktivitas yang dilakukan sehingga lebih mudah untuk melakukan pengukuran terhadap efektivitas dan efisiensinya. Pengukuran yang dimaksud di sini adalah ukuran dari BP yang sedang berjalan. Dengan model BP tersebut dapat dilihat juga tingkat hubungan antarfungsinya.

Pada umumnya process owners (pengambil keputusan) dan end users (pengguna) memiliki sedikit background atau keilmuan tentang dunia IT. Mohon maaf, pada umumnya lho! Soalnya saya tidak sedang untuk mengajak berdebat. Kita contohkan saja apabila ada sepuluh end users dan atau process owners, maka akan ada sepuluh versi deskripsi proses yang diprediksi akan menimbulkan persepsi yang berbeda-beda dan itu linier dengan jumlah manpower-nya. Oh, no! Jangan sampai itu terjadi!

Oleh karena itu, untuk menggambarkan BP dalam suatu organisasi dibutuhkan pendekatan yang saat ini banyak kita kenal dengan Flow Process Chart, Workflow Diagram, Data Flow Diagram (DFD), Specification and Description Languange (SDL), Business Process Management Notation (BPMN), dan lain-lain. Dengan adanya penggambaran tersebut, process owners maupun end users diajak untuk masuk ke dalam suatu model dokumentasi visual yang lebih mudah untuk dianalisis dan diukur. Model visual tersebut dapat dipahami dengan cepat oleh orang awam meskipun tidak memiliki background IT karena biasanya gambar disajikan bersama dengan beberapa keterangan.

Anyway, berbicara tentang BP bukan berarti kita sedang membahas suatu sistem komputerisasai yang rumit dan mahal. Kompleksnya sistem yang ingin dirancang sangat bergantung pada keluasan, kedalaman, maupun ukuran bisnisnya. Artinya, investasi terhadap BP juga dapat dikostumisasi sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan yang ada. Jika pada tahap implementasi  ditemukan trouble, maka sistem yang dirancang biasanya dapat dikembangkan lebih lanjut. Namun, harus diperhatikan juga bahwa dalam menjalankan sistem diperlukan proses adaptasi dari masing-masing pihak sampai pada tahap pengukuran keberhasilan implementasi. Baiklah, pada bagian berikutnya kita akan membahas lebih lanjut tentang siklus BP.

Business Process Lifecycle
Gambar 3. Business
Process Lifecycle
Sesuai dengan judulnya, BP juga memiliki siklus hidup atau pola agar pada tahap akhir dapat dikembangan lebih lanjut. Model siklus BP memiliki kesamaan dengan pendekatan Six Sigma (DMAIC) yang sangat terkenal dalam sistem manajemen kualitas. Mathiesen, Paul (2011) menjelaskan bahwa siklus BP tersebut juga telah banyak diteliti dan dipublikasikan dalam beberapa  jurnal penelitian. Becker, Kugeler dan Rosemann, M. (2001) dalam Mathiesen, Paul (2011) membagi siklus BP sebagai berikut:
  1. Process identification.
  2. Process modelling (as-is).
  3. Process analysis.
  4. Process improvement (to-be).
  5. Process implementation.
  6. Process execution (to-do).
  7. Process monitoring/controlling.

Wahh, sepertinya saya sedang menulis laporan hasil penelitian nih. Baiklah, saya memang mencoba untuk menggali referensi tentang BP agar tulisan yang saya posting dalam blog ini tidak ngawur sehingga tidak mengantarkan Anda ke jalan yang sesat tentang BP. Selain membaca referensi, saya juga memiliki pengalaman praktis di beberapa perusahaan khususnya sebagai HR Professional sangat dibutuhkan pemahaman tentang BP agar kita tidak terjebak dalam suatu rutinitas kerja yang pada akhirnya dapat mematikan kreativitas untuk menghasilkan cara-cara yang lebih efektif dalam menyelesaikan setiap pekerjaan. Pengalaman saya juga menunjukkan bahwa pendekatan holistik dan terintegrasi termasuk personal and cultural approach sangat mendukung suksesnya suatu project ataupun diterimanya ide dalam improving the business process.

Bahasan tentang BP yang masih dikategorikan sebagai sebuah introduction ini belum cukup untuk melingkupi dari yang seharusnya saya tuliskan di sini. Namun, izinkan saya untuk pamit dari posting ini dan jika ada kesempatan dapat kita diskusikan lebih lanjut. Jika Anda ingin mendalaminya, pada bagian terakhir saya menyertakan referensi yang saya gunakan. Semoga bermanfaat.

Referensi
Gasperz, Vincent. 2007. Organizational Excellence, Model Strategik Menuju World Class Quality Company. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Harmon, Paul. 2007. Business Process Change, A Guide for Business Managers and BPM and Six Sigma Professional. 2nd Edition. Burlington, USA: Morgan Kaufmann Publishers is an imprint of Elsevier.

Mathiesen, Paul et. al. 2011. Applying social technology to Business Process Lifecycle Management. In Schmidt, Ranier & Nurcan, Selmin (Eds.) Business Process Management and Social Software Workshop (BPMS2’11) The 4th Workshop on Business Process Management and Social Software, 29 August 2011, Clermont-Ferrand, France. Brisbane, Australia: Queensland University of Technology. Downloaded on June 16, 2012 from http://eprints.qut.edu.au/43384/1/BPM2011_Mathiesen1807.pdf

http://www.bpmleader.com (diakses 16 Juni 2012).

http://www.bptrends.com (diakses 16 Juni 2012).


Thanks for reading.
Salam Excellent,
Budi Andryan 

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Peran Human Factors Engineering Dalam Human Resource Management (Sebuah Perspektif Teknik Industri)

Gambar
Tulisan ini dipublikasikan pada  buku "50 Tahun Teknik Industri USU"  dalam rangka merayakan ulang tahun ke-50 Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara (TI USU) pada bulan Oktober 2015. Pendahuluan Bagi para Industrial Engineer (lulusan Teknik Industri), sudah merupakan istilah yang tidak asing lagi dengan Human Factors Engineering (HFE) atau sering disebut juga dengan Ergonomi yang menjadi salah satu bidang konsentrasi di beberapa perguruan tinggi di Indonesia maupun di luar negeri. Sedangkan Human Resource Management (HRM) atau Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) dapat dikatakan sebagai suplemen materi bagi keilmuan Teknik Industri dikarenakan bidang tersebut biasanya sudah menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dari ilmu Manajemen. Hal ini lah yang menarik perhatian saya yang saat ini bekerja sebagai profesional di bidang Human Resource (HR) untuk mengulas tentang peran dan pengaruh HFE (Ergonomi) dalam proses pengelolaan ...
Selengkapnya

HR Budgeting

Pendahuluan Budgeting atau penganggaran merupakan bagian dari perencanaan yang harus dilakukan oleh setiap organisasi/perusahaan dalam suatu periode yang biasanya disusun untuk 1 tahun ke depan sesuai dengan program kerja yang disusun masing-masing Divisi/Departemen. Proses penyusunan budget tersebut sangat erat kaitannya dengan tujuan perusahaan yang ingin dicapai dalam 1 periode ke depan. Di beberapa perusahaan dengan skala menengah ke atas, proses penyusunan budget dilakukan melalui workshop atau rapat kerja tahunan yang dipimpin oleh Direktur Utama/CEO dan diikuti oleh masing-masing Pimpinan Divisi/Departemen sehingga memiliki kesamaan pandangan terhadap situasi dan kondisi Perusahaan tentang kegiatan Perusahaan selama 1 tahun terakhir serta mengenai tantangan yang akan dihadapi ke depan dalam operasional dan rencana strategis perusahaan ke depannya. Selain itu, kondisi perekonomian bahkan tidak jarang situasi politik di wilayah operasional Perusahaan juga turut mendapat per...
Selengkapnya

Introduction to Organization Development

Gambar
Pengorganisasian Menurut Louis A. Allen yang dikutip oleh Malayu Hasibuan dalam bukunya Manajemen Dasar, Pengertian dan Masalah, dijelaskan bahwa Organisasi sebagai proses penentuan dan pengelompokan pekerjaan yang akan dilakukan, menetapkan dan melimpahkan wewenang dan tanggung jawab, dengan maksud untuk memungkinkan orang-orang bekerja sama secara efektif dalam mencapai tujuan (Hasibuan, Malayu, 1986: 124). Selain itu, Hasibuan juga mendefinisikan dalam buku tersebut bahwa Pengorganisasian adalah suatu proses penentuan, pengelompokan dan pengaturan bermacam-macam aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktivitas ini, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitas-aktivitas tersebut .
Selengkapnya